Privacy statement

Dit privacy statement is van toepassing op het gebruik van persoonsgegevens door de Stichting RHWW Reddingshonden (hierna te noemen: RHWW).

De RHWW gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en wil u in dit statement uitleg geven over het gebruik van uw persoonsgegevens. Omdat de RHWW het belangrijk vindt dat zij de wettelijke regels op de juiste wijze nakomen, hebben zij hierover gedragsregels opgemaakt. Eén van de wettelijke privacyregels is de verplichting om transparant te zijn over hoe omgegaan wordt met persoonsgegevens van aangeslotenen en donateurs. De RHWW doet dit in de vorm van dit privacy statement.

In dit privacy statement worden de volgende vragen beantwoord:

1. Waarvoor worden uw persoonsgegevens gebruikt?
2. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
3. Wat zijn uw rechten?
4. Op welke manier kunt u uw rechten uitoefenen?
5. Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd?
6. Hoe gaan wij om met uw gegevens bij het gebruik van WhatsApp?
7. Omgaan met persoonsgegevens van vermiste personen en/of hun familie?
8. Hoe kunt u in contact treden met het bestuur?

1. Waarvoor worden uw persoonsgegevens gebruikt?

De RHWW gebruikt uw persoonsgegevens voor verschillende doelen en alleen als en voor zover het gebruik voor dat doel nodig is.

De doelen betreffen:
I.    Voor administratieve doelen.
II.   Voor inzetten in binnen- en het buitenland
III. Voor uitnodigingen en op de hoogte brengen van nieuws en veranderingen t.b.v. de Stichting en/ of naar aanleiding van vermissingen.

I. Voor administratieve doelen
De RHWW gebruikt uw persoonsgegevens om te controleren of u de verplichte jaarlijkse donatie heeft voldaan.
De RHWW kan uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over wijzigingen van informatie t.b.v. financiële zaken.

Geautomatiseerde verwerking
Uw gegevens worden verwerkt als u een inschrijfformulier heeft ingevuld. Dit gebeurt aan de hand van de gegevens die u op het inschrijfformulier hebt ingevuld. Verder zal uw 06 nummer opgenomen worden in de alarmering en toegevoegd worden aan verschillende WhatsApp groepen ten behoeve van de Stichting.
Uw gegevens worden opgeslagen in een beveiligde omgeving (NAS) waar de bestuursleden middels een wachtwoord in kunnen.

II. Voor inzetten in het buitenland
De RHWW heeft uw persoonsgegevens nodig voor het sluiten van o.a. verzekeringen en het boeken van b.v. buitenlandse reizen.
Voor het uitvoeren van zoekacties zijn ook de gegevens over uw gezondheid en over de gezondheid van uw hond nodig. Over welke gegevens dit gaat, kunt u lezen in de bijlage.

Uitwisseling met derden
Uw persoonsgegevens worden soms gedeeld met derden. Ze worden nooit verkocht aan derden. Voorbeelden van het delen met een derde zijn:

• Delen persoonsgegevens ten behoeve van benodigde reispapieren bij bijvoorbeeld een inzet in het buitenland.
• Tussenpersonen: Als de RHWW een verzekering sluit via een tussenpersoon, kan ook uitwisseling plaatsvinden van uw persoonsgegevens met de tussenpersoon, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken door de tussenpersoon en de afhandeling van provisie.

Als het om een dringende reden noodzakelijk is dat andere dan de RHWW geen inzage mogen hebben in uw adresgegevens, dan kunt u dit aan het bestuur laten weten.

Uitbesteding
DE RHWW kan ervoor kiezen om werkzaamheden uit te besteden. De RHWW blijft wel altijd verantwoordelijk voor het gebruik van uw persoonsgegevens.

Tracking scripts
Als u e-mails van de RHWW ontvangt om u te informeren over onze producten en diensten, kan de RHWW (met behulp van e-mail tracking scripts) klikgedrag in e-mails opslaan, bijvoorbeeld om te zien wanneer een e-mail is geopend. Deze informatie kan worden gebruikt om de mailing te verbeteren. Daarbij wordt geen informatie op uw computer opgeslagen, zoals bij cookies.

Cookies
Als u de website van de RHWW bezoekt kan de RHWW informatie opslaan op uw computer in de vorm van een cookie.

‘Cookies’ zijn kleine stukjes informatie die in je browser worden opgeslagen. De RHWW gebruikt cookies om u te kunnen herkennen bij een volgend bezoek van onze website. De cookies stellen ons in staat om belangrijke informatie te verzamelen over het gebruik van onze diensten en deze te verbeteren.

Het is uiteraard mogelijk om uw browser zodanig in te stellen dat u geen cookies meer accepteert.

Daarnaast maken wij gebruik van Matomo (voorheen Piwik) Analytics om gegevens te verzamelen over het bezoekersgedrag op onze website. Matomo is script dat in de website is geïntegreerd. Dit script verzamelt gegevens met betrekking tot bezoekersgedrag op de website maar deze gegevens kunnen alleen worden ingezien door de RHWW en door partijen die de RHWW technisch ondersteunen: de webbouwer en de webhost. Met deze twee technische partijen is een verwerkersovereenkomst afgesloten.

• Er worden Matomo-cookies gebruikt
• Het laatste octet van het IP-adres van bezoekers is gemaskeerd en daardoor geanonimiseerd en niet herleidbaar naar persoonsgegevens.

Desgewenst kunt u hieronder gebruik maken van een opt-out functie:

2. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

DE RHWW bewaart uw persoonsgegevens zolang zij deze nodig heeft voor het doel waarvoor de RHWW uw gegevens in eerste instantie heeft gekregen.
De persoonsgegevens van de aangeslotenen en donateurs blijven bewaard en voor het bestuur beschikbaar zolang u aangeslotenen en/of donateur bent van de stichting. Als uw lidmaatschap is beëindigd, worden de gegevens, na uw bevestiging van de beëindiging, direct verwijderd.

Klachten en geschillen
Als wij uw gegevens hebben gebruikt in het kader van klachten en geschillen bewaren wij deze gegevens tot een overeenkomst is bereikt en/of een procedure is afgerond.

3. Wat zijn uw rechten?

U heeft altijd recht op inzage, rectificatie, gegevenswisseling, beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens, overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, bezwaar en op het intrekken van uw toestemming. Hieronder kunt u lezen wat deze rechten inhouden.

Inzage
U heeft recht op inzage in de gegevens die de RHWW van u heeft en informatie waarvoor zij die gegevens gebruikt.
Het recht op inzage is in het algemeen op een veilige manier geregeld doordat u via het afgeschermde ledengedeelte zelf kunt zien welke persoonsgegevens over u worden verwerkt.
Het kan zijn dat u daarnaast nog bepaalde specifieke informatie wilt hebben. U kunt daarvoor een verzoek indienen bij het bestuur (secretariaat). Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt inzien.

Gegevensoverdraagbaarheid
U heeft het recht uw persoonsgegevens te krijgen van RHWW in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm, als die persoonsgegevens door u of namens u aan de RWW zijn verstrekt en door de RHWW via geautomatiseerde procedés zijn gebruikt.

Rectificatie
U heeft recht op correctie (rectificatie) van onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U heeft er recht op dat onvolledige persoonsgegevens volledig worden gemaakt, bijvoorbeeld door het verstrekken van een aanvullende verklaring.

Vermeld in uw verzoek welke gegevens gecorrigeerd moeten worden en waarom.

Gegevenswissing
U kunt de RHWW vragen uw persoonsgegevens te wissen als volgens u één van de volgende gevallen van toepassing is:

• De RHWW heeft uw persoonsgegevens niet meer nodig;
• Uw gegevens worden gebruikt op grond van uw toestemming, maar u trekt deze toestemming in;

Vermeld in uw verzoek welke gegevens u wilt laten wissen en waarom u vindt dat de RHWW dit moet doen.

Toestemming
Als de RHWW alleen met uw toestemming uw persoonsgegevens heeft gebruikt, dan mag u deze toestemming te allen tijde intrekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Het intrekken van uw toestemming heeft dus geen gevolgen voor al uitgevoerde handelingen.

Vermeld bij uw verzoek welke toestemming u wilt intrekken.

4. Op welke manier kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u een beroep wilt doen op één van de rechten die hierboven genoemd worden, kunt u daarvoor een verzoek indienen bij het bestuur van de RHWW. Dit kunt u bijvoorbeeld per brief of elektronisch doen. Het bestuur vertelt u dan binnen een maand wat we met uw verzoek hebben gedaan. Als uw verzoek erg ingewikkeld is, kan deze termijn met nog eens twee maanden worden verlengd. Als het bestuur de termijn wil verlengen, laten wij u dat binnen een maand na ontvangst van uw verzoek weten.

5. Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd?

De RHWW past in de hele stichting beveiligingsmaatregelen toe om persoonsgegevens te beveiligen. Deze maatregelen betreffen: de organisatie, het bestuur, processen, techniek, en fysieke beveiliging.
De ontwikkelingen binnen de wereld van informatiebeveiliging gaan snel. Periodiek wordt door ons gecontroleerd of onze maatregelen nog adequaat zijn. Dit gebeurt door middel van het uitvoeren van risicoanalyses, interne controleplannen. Als de RHWW gebruikmaakt van derde partijen bij de verwerking van persoonsgegevens dan controleert de RHWW dat die derde partij, afhankelijk van het soort persoonsgegevens, beschikt over voldoende beveiliging.

6.Hoe gaan wij om met uw gegevens bij het gebruik van WhatsApp Email?

We delen via WhatsApp geen privacygevoelige informatie met u, zoals onder andere persoonsgegevens. Want WhatsApp is minder betrouwbaar en veilig dan bijvoorbeeld e-mail of chat. Het bestuur zal u dus nooit vragen om vertrouwelijke informatie. Het bestuur verzoekt u vriendelijk om ook niet uit uzelf privacygevoelige gegevens te delen via WhatsApp.

De Stichting werkt met een aantal groep Apps. U bent niet verplicht om daaraan deel te nemen.

Via WhatsApp worden regelmatig foto’s verzonden. Het is aan u om vooraf aan te geven of u akkoord gaat met het versturen van foto’s waar u en uw hond op kunnen staan.

Email met bestanden persoonsgegevens aangeslotenen worden versleuteld verstuurd.

7.Omgaan met persoonsgegevens van vermiste personen en/of hun familie?

Op het moment dat familie van een vermist persoon via de website melding maakt van een vermissing, vragen we van de vermiste persoon om persoonlijke gegevens zoals onder andere:

• Naam
• Datum en plaats waar hij of zij het laatst is gezien
• Geboortedatum/leeftijd
• Uiterlijke kenmerken zoals lengte, haarkleur, kleur ogen, kleding
• Bijzonderheden met betrekking tot de vermiste of vermissing

De gegevens uit het gesprek over de vermiste persoon worden genoteerd en bewaard door de inzetleider.
Het kan voorkomen dat aanvullende informatie wordt gevraagd over de vermiste persoon of de omstandigheden rondom een vermissing. Dit kan telefonisch en/of via andere wegen zoals per e-mail. Dit zal dan met u worden overlegd.

Waar worden deze gegevens voor gebruikt?

• Om de vermissing onder de aandacht te kunnen brengen op onze website en social media
• Om de vermissing/signalering te kunnen verifiëren en/of te delen bij de politie-eenheid die de vermissing in behandeling heeft.
• Ter controle van de betrouwbaarheid van de doorgegeven informatie
• Om contact te kunnen onderhouden met achterblijvers en wederzijds informatie uit te wisselen.

8.Hoe kunt u in contact treden met het bestuur?

Het bestuur vindt het vanzelfsprekend dat we u duidelijk en compleet informeren over uw privacy. Heeft u vragen over dit privacy statement, bent u het oneens met hoe het bestuur met uw gegevens omgaat of wilt u het gebruik van uw gegevens voor één van de genoemde doeleinden beëindigen, dan kunt u ons uw vraag persoonlijk stellen, per mail of per brief.

Wanneer u een klacht hebt dan kunt u contact opnemen met het bestuur. Daarnaast kunt u een klacht indienen over de verwerking van uw persoonsgegevens door een e-mail te sturen naar het secretariaat. Op grond van de privacywet heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens tegen deze verwerkingen van persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Mocht u vragen hebben over ons privacy beleid, dan kunt u contact met opnemen met het bestuur. Wij helpen u graag als u informatie nodig hebt over uw persoonsgegevens of wanneer u deze wil wijzigen. Mocht ons privacy beleid wijzigen, dan vindt u op onze website altijd de meest recente versie. De datum van de laatste wijziging vindt u onderaan dit statement.

Bijlagen

Bijlage 1:       Formulier t.b.v. buitenlandse inzetten.
Bijlage 2:       Noodzakelijke persoonsgegevens aangeslotenen die inzetbaar zijn.
Bijlage 3:       Noodzakelijke persoonsgegevens aangeslotenen die niet inzetbaar zijn.
Bijlage 4:       Noodzakelijke gegevens van een donateur.

Duiven, 29 september 2018 versie 5

U kunt de privacy statement hier downloaden als pdf